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Buchhaltungssoftware und Rechnungssoftware für Unternehmen

Was ist das nervigste am Unternehmerleben? Richtig, die Buchhaltung. Wenn auch das Monatsende die schöne Zeit des Rechnungschreibens ist, so ist es doch auch die Zeit des Rechnens, Sortierens und der Nervenzusammenbrüche. Ich kann beispielsweise mal ganz frei behaupten: ich kann nicht rechnen. Und Prozentrechnung schon mal gar nicht. Wie also soll ich dann die Rechnungen schreiben?

Wie froh war ich deshalb, als man mir die Buchhaltungssoftware bzw. Rechnungssoftware Collmex empfahl. Ein einfaches Programm, mit dem man seine Rechnungen schreiben und Angebote erstellen kann, seine Aufträge verfolgen und seine Buchhaltung vereinfachen. Es gibt verschiedene Programme zur Auswahl und alle kann man einen Monat lang kostenlos testen. Die Basisversion der Software bleibt auch nach Ablauf der Testzeit kostenlos. Das ist die Version der Software für Buchhaltung, die auch ich nutze.

Schon in dieser Version der Buchhaltungssoftware kann man sich eine Kundendatenbank anlegen, Produkte definieren, so dass man nicht immer wieder neu berechnen muss. Man kann die Rechnungstexte vorgeben und alle geschriebenen Rechnungen werden in einer Datenbank gespeichert. Darüber hinaus kann man bei den Produkten die Umsatzsteuer individuell anpassen oder auch Rabatte eingeben. Und das beste für solche Mathematik-Legastheniker wie mich ist: Ich gebe das Produkt ein, dann die Stückzahl oder Stundenanzahl, drücke Enter und Collmex macht den Rest. Die Druckversion kommt als PDF daher und kann auch gespeichert und verschickt werden.

Was mich aber an der Buchhaltungssoftware mit am meisten überzeugt hat ist der Umstand das Collmex eine rein webbasierte Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware ist. Damit entfällt für den User die Aktualiesierung der Software und ich brauche mich auch nicht um die Datenhaltung zu kümmern. Selbst wenn ich Collmex nicht mehr benutzen würde, werden meine Daten noch 10 Jahre lang für eine eventuelle Prüfung durch das Finanzamt aufbewahrt. Und das alles kostet mich keinen Cent.

Wer das hilfreich und interessant findet, sollte überlegen, ob er für seine Rechnungen und Buchhaltung nicht fünf oder zehn Euro im Monat übrig hat. Denn die erweiterten Programme von Collmex bieten noch mehr. Die Komplettlösung beispielsweise bietet die Option, bei der Quartals-Abrechnung auch gleich die Umsatzsteuervoranmeldung abzuschicken.

Alles in allem kann ich Collmex empfehlen, auch, wenn die Basisversion einige Gimmicks nicht bietet. Doch mit maximal zehn Euro ist es eine hilfreiche und günstige Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, mit der man a) viel Geld für einen Buchhalter und b) jede Menge Nerven sparen kann. Probiert es einfach mal aus – vier Wochen kostenlos!

Krisen und Chancen: Regus bietet gute Startbedingungen

Düsseldorf – In der weltweiten Finanzbranche herrschen Unsicherheit und Angst. Fast jede dritte Bank plant laut einer Umfrage der Beratungsgesellschaft Ernst & Young Entlassungen. Doch freie Stellen sind für arbeitslose Banker schwer zu bekommen. Darum orientieren sich viele von ihnen neu und wählen den Weg der Existenzgründung. Die Business-Center der Regus bieten ihnen hierfür gute Startbedingungen.

Sofort beziehbare Büros für Gründer und Spin-offs

Allein in den vergangenen drei Monaten wurde weltweit der Abbau von rund 130.000 Stellen angekündigt. Das ergab eine im Februar veröffentlichte Studie der Internationalen Arbeitsorganisation ILO. Business-Center bieten gründungswilligen Bankangestellten eine gute Basis. Auch für Finanzinstitute, die im Zuge der Krise Firmenbereiche auslagern, sind die Business-Center interessant, denn diese so genannten Spin-Offs finden hier oft die richtigen Geschäftsräume. Die Büros sind komplett ausgestattet, bezugsfertig und können flexibel gemietet werden. Bereits 28 dieser Business-Center betreibt Regus in Deutschland in Hamburg, Bremen, Hannover, Berlin, Köln, Düsseldorf, Frankfurt, Heidelberg, Stuttgart sowie in München.

Flexibilität in der kritischen Startphase

Besonders in der kritischen Startphase sind bei der Suche nach einem geeigneten Büro flexible Lösungen mit geringem Risiko gefragt. Doch in der Regel bringen herkömmliche Immobilien lange und starre Mietverträge mit sich, bei denen sich der Mieter langfristig festlegen muss. In den Business-Centern von Regus sind Mietverträge bereits für wenige Wochen möglich und die Anmietung erfolgt provisionsfrei. Damit verringern sich die Anfangsinvestitionen und die genutzte Bürofläche kann jederzeit an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Auf diese Weise bleibt das Büro flexibel, Arbeitsplätze können jederzeit hinzu gemietet oder reduziert werden.

Komplett ausgestattet und Service inklusive

In den Büros finden sich nicht nur alle notwendigen Möbel, sondern auch die gesamte technische Infrastruktur wie Telefon, Highspeed-Internetzugang, Kopierer und Drucker. Das so gesparte Geld für die Ausstattung kann dann voll in die Existenzgründung einfließen. Auch Sekretariatspersonal muss der Mieter nicht suchen, diese Aufgaben werden von qualifizierten Mitarbeitern von Regus übernommen.

In den Business Center finden sich selbstverständlich auch Konferenzräume, die genutzt werden können. Die Tatsache, dass sich die Business Center an prestigeträchtigen Geschäftsadressen finden, ist für viele Gründer ein weiteres Argument.

Fünf Steuerfallen, die Sie vermeiden sollten

„Ein Selbstständiger arbeitet selbst und das ständig“. Diesen schönen Satz werden viele junge und gestandene Unternehmer bestätigen können. Doch ein Unternehmen zu gründen, bedeutet auch, dass man für alles selbst verantwortlich ist, vor allem für sein Geld. Viele Existenzgründer tappen in Steuerfallen, die vermeidbar sind. Nicht selten führen diese Fehler zur Insolvenz des Unternehmens. Wir stellen fünf der größten Steuerfallen vor und sagen, wie man sie verhindern kann.

1. Steuerfalle: Zu geringe Steuervorauszahlungen

Nach der Unternehmensgründung dauert es etwa zwei Jahre, bis der erste Steuerbescheid vom Finanzamt vorliegt. Wenn dieser unerwartete Steuernachzahlungen fordert, kann das schnell das finanzielle Aus des Unternehmens bedeuten. Meist sind zu niedrig angelegte Steuervorauszahlungen, die in regelmäßigen Abständen ans Finanzamt abgeführt werden müssen, der Grund für diese Nachzahlungsforderung.

Ausweg: Freiwillig erhöhen

Eine freiwillige Anpassung der Vorauszahlungshöhe kann sinnvoll sein, um dieses Problem zu umgehen. Wer im Quartal oder monatlich etwas höhere Steuervorauszahlungen ansetzt, kann dieser Steuerfalle zumeist entgehen. Es könnte sogar sein, dass dann statt der Nachzahlungsforderung ein Rückzahlungsscheck vom Finanzamt ins Haus flattert.

2. Steuerfalle: Umsatzsteuer

Es kann immer einmal passieren, dass von Unternehmen eingereichte Belege die Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß ausweisen. Sollte es aber nicht, denn so wird der Vorsteuerabzug nicht gewährt. Wenn besipielsweise auf Rechnungsbelegen für gekaufte Waren die Umsatzsteuer nicht explizit ausgewiesen ist, werden sie vom Finanzamt auch nicht akzeptiert.

Ausweg: Genau kontrollieren

Eingehende und ausgehende Rechnungen müssen eine korrekte Form wahren. Darum sollten sie genau darauf geprüft werden, ob die notwendigen Pflichtangaben enthalten sind. Die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer ist hierbei besonders zu beachten.

3. Steuerfalle: Rechtsform

Viele Gründer wählen die GmbH als Rechtsform, wenn sie von Anfang an als großes Unternehmen starten wollen. Doch damit kommen neben hohen Initialkosten auch zusätzliche Verwaltungskosten auf die neue Firma zu. Ebenso müssen strenge Insolvenzvorschriften sowie Vorschriften für das Geschäftsführergehalt beachtet werden. So muss der Geschäftsführer Lohnsteuer auf sein Gehalt zahlen, auch wenn das Unternehmen keine Gewinne erzielt. Die GmbH ist damit eine eher risikolastige Rechtsform.

Ausweg: Andere Rechtsformen finden

Mit einer GbR oder einem Einzelunternehmen fahren Jungunternehmer in der Regel deutlich günstiger. Sie sind einfacher zu handhaben und bieten zudem Vorteile im Hinblick auf die Vorschriften, die Haftung und die Buchführung.

4. Steuerfalle: Sparen am falschen Ende

Steuerberater, Anwalt oder andere Profis kosten Geld, das man sparen kann? Dank Internet kann das jeder? Falsch! Dieses Geld ist nicht gespart, sondern verschenkt. Eine kompetente Steuerplanung hingegen bringt dem Unternehmen mehr Geld, als sie kostet.

Ausweg: Kompetent beraten lassen

Die Lösung dieses Problems liegt auf der Hand. Es gibt viele Dinge, an denen ein Unternehmen sparen kann, der (qualifizierte!) Steuerberater sollte es aber auf keinen Fall sein! Eine frühzeitige und intensive Zusammenarbeit mit ihm spart bares Geld und so rentieren sich die Kosten für die Beratung sehr schnell.

5. Steuerfalle: Beschäftigung von Familienmitgliedern

Besonders in der Gründungszeit helfen oft Freunde oder Familienmitglieder, das neue Unternehmen aufzubauen. Meistens tun sie dies unentgeltlich und ohne Verträge. So verschenken viele Gründer Steuergelder in nicht unerheblichem Ausmaß.

Ausweg: Freibeträge

Viele Unternehmer wissen nicht, dass jedes Familienmitglied über eine bestimmte Anzahl von Freibeträgen verfügt. Genauere Informationen bekommt man bei seinem Steuerberater. Wer sich vorher hierzu informiert, spart Steuern. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Vereinbarungen schriftlich geschlossen werden, weil sie ansonsten keine steuerliche Wirkung besitzen.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, können Sie die größten Steuerfallen umschiffen und richtig Geld sparen!

Organisatorische Aufgaben bei der Unternehmensgründung

Bei der Unternehmensgründung fallen jede Menge organisatorische Aufgaben an. Wie z.B. Raumbeschaffung, Mitarbeitereinsatz, Ein- und Verkauf. Um diese organisatorischen Aufgaben bewältigen zu können gliedert man sie in organisatorische Aufgaben und Fachaufgaben. Der Unterschied zwischen einer organisatorischen Aufgabe und einer Fachaufgabe besteht darin, dass eine organisatorische Aufgabe den Rahmen für den Ablauf von Aufgaben in einem Unternehmen vorgibt, während die Fachaufgabe die Umsetzung der organisatorischen Aufgabe beschreibt.

Ein Beispiel zur Mitarbeiterführung:

Die organisatorische Aufgabe besteht in dem Zuweisen von Aufgaben für ihre Mitarbeiter. Die Fachaufgabe könnte dann die Mitarbeiterbewertung sein.

Oder wenn es um das Einstellen von Mitarbeitern geht könnte die organisatorische Aufgabe, das Feststellen des Bedarfs an Fachkräften sein und die dazugehörige Fachaufgabe wäre z.B. das Aufgeben von Stellenanzeigen.

Die Schwierigkeit besteht darin, festzustellen ob es sich um eine organisatorische Aufgabe oder um eine Fachaufgabe handelt. Alle Aufgaben müssen organisatorisch geregelt werden. Dazu besitzen Aufgaben bestimmte Merkmale:

Aufgabenträger – für wenn ist die Aufgabe gedacht und wer führt sie aus?
Informationen – welche Informationen müssen dem Aufgabenträger zur Verfügung stehen um die Aufgabe ausführen zu können?
Häufigkeit – wie oft soll eine Aufgabe ausgeführt werden?
Mittel – mit welchen Sach- und Hilfsmitteln kann die Aufgabe ausgeführt werden?
Zeit – bis wann soll die Aufgabe ausgeführt werden?
Ort – wo soll die Aufgabe ausgeführt werden?

Diese Aufgabenmerkmale sind ganz wichtig für die Ablauforganisation. Die Ablauforganisation beschreibt den Arbeitsprozess der nötig ist um eine Aufgabe zu erfüllen. Es handelt sich also um die Koordination der einzelnen Arbeitsvorgänge.

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