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5 Tipps für weniger Chaos mit intelligenter Büroorganisation

Geschrieben am Dezember 27, 2013 
abgelegt unter: Organisation

Wer den Weg in die Existenzgründung wagt, der sieht sich mit einer Menge neuer Aufgaben und Herausforderungen konfrontiert. Zu diesen zählt unter anderem, die ganze Verwaltung zunächst nach eigenen Regeln zu strukturieren. Was sich zunächst traumhaft anhört, kann leider auch schnell im Chaos enden. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie das Chaos vermeiden oder zumindest auf ein Minimum reduzieren können.

1. Eine ordentliche und übersichtliche Ablage schaffen

Was so selbstverständlich klingt, wird meist dennoch nur sehr selten umgesetzt. Achten Sie bei Ihrer Ablage unbedingt darauf, dass Sie alles beschriften, wo sich Daten und Dokumente befinden. Hierzu zählen neben normalen Büroordnern auch Disketten, CD-Roms und andere Datenträger. Hilfreich ist es auch, dass man eigene Dokumente mit dem Verlaufspfad des Speicherorts im PC ausdruckt. So finden Sie jedes Dokument ganz schnell und einfach in Ihrer elektronischen Datenbank wieder.

Bei der Ablage kann eine Liste hilfreich sein, um sich an das zuvor festgelegte Muster zu halten. Notieren Sie sich, welcher Ordner, welche Kategorien von Schriftstücken beinhaltet.

Außerdem sollte die Beschriftung der Ordner nicht nur inhaltlicher Natur sein, sondern notieren Sie auch, wann Sie die Dokumente gemäß der Aufbewahrungsfrist entsorgen können. So können Sie regelmäßig und ohne schlechtes Gewissen Platz schaffen und horten nicht unnötige Dokumente.

2. Legen Sie ein Bürohandbuch an

Vor allem, wenn Sie Angestellte haben, ist es wichtig, dass gewisse, immer wiederkehrende Arbeitsschritte festgelegt sind. Daran können sich neue Mitarbeiter nicht nur orientieren, um schneller den Einstieg in den Büroalltag zu finden, auch ermöglicht es das Fortlaufen des Büro-Betriebes, wenn ein Angestellter mal ausfällt. Sind seine wichtigsten Arbeitsschritte (mit Anleitungen) notiert, bleiben diese Aufgaben nicht liegen oder an Ihnen hängen, sondern können von einem Kollegen oder einer Vertretungskraft erledigt werden.

Die Bürohandbücher können Sie nach Abteilungen oder nach Positionen anlegen, wichtig ist nur, dass sie öffentlich zugänglich sind und am besten in elektronischer Form abgespeichert werden, damit Ihre Mitarbeiter Sie von Zeit zu Zeit ergänzen und/oder korrigieren können.

Übrigens sind solche Bürohandbücher auch individuell eine gute Idee, um Tipps oder Checklisten zu sammeln. So geht einem auch selbst bei all der Routine nichts durch die Lappen.

3. Zuverlässige Software

In unserer heutigen Zeit arbeiten wir fast ausschließlich auf elektronischem Wege. Sei es das Verwalten der Termine, das Aufsetzen von Kundenbriefen, Bestelllisten einreichen, Personalverwaltung oder die Buchhaltung. Alles wird mit Hilfe von Computern und entsprechender Software erledigt. Das macht die Arbeit zwar einfacher, kann aber auch zu Mehrarbeit führen, wenn man sich in die unterschiedlichsten Programme einarbeiten muss. Außerdem kann einem spezielle Software, die auf alle diese Büro-Bereiche ausgelegt ist, zusätzlich Arbeit abnehmen. Für handwerkliche Betriebe hat beispielsweise die Firma Streit-Datec eine Software entwickelt, in der alle betrieblichen Vorgänge über ein einziges Programm abgewickelt werden können. Dadurch ist die Handhabung wesentlich einfacher und auch die Bearbeitung geht schneller.

4.  Schaffen Sie ein Wiedervorlagensystem

Um wichtige Fristen nicht zu versäumen oder eine nicht so dringende Akte auf einen anderen Tag zu verschieben, ohne dass sie in Vergessenheit gerät, ist ein Wiedervorlagensystem unerlässlich. Dieses können Sie in verschiedenster Form anlegen. Bewährt hat sich die elektronische Form, zu der sich auch eine ganz simple Kalender-Software eignet. Einfach eine Erinnerung auf den jeweiligen Tag zum Beginn des Arbeitstages oder zu dem Zeitpunkt, an dem die ersten wichtigen Erledigungen (Terminplanung des Tages, Posteingang, Warenannahme etc.) abgehakt wurden, anlegen und schon geht nichts mehr vergessen. Wichtig zu beachten ist hierbei aber, dass Sie die Notizen direkt mit entsprechenden Akten- oder Vorgangsnummern versehen, um sich unnötiges Aktensuchen zu ersparen. Es empfiehlt sich auch, die Wiedervorlagen eines Tages direkt nacheinander abzuarbeiten, ehe Sie mit dem weiteren Arbeitsablauf fortfahren. Denn so manch wichtige Erledigung ist auch schon mal zwischen zwei anderen Arbeitsvorgängen vergessen worden.

5. Ordnung auf den Schreibtischen

Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Schreibtische immer möglichst aufgeräumt sein. Das geht mit ein paar kleinen Tricks ganz einfach. Jeder Schreibtisch bekommt eine Schütte, in die zu bearbeitende Akten, der persönliche Posteingang etc. abgelegt wird. So kann jeder direkt sehen, was Neues an Arbeit hinzugekommen ist. Für mehrere temporäre Projekte wird jeder Schreibtisch mit einem kleinen Aktenhänger versehen. So befindet sich AUF dem Schreibtisch nur das, an dem aktuell gearbeitet wird und die anderen Projekte sind dennoch immer in Griffweite.

Mit diesen Tipps werden Sie ganz schnell Ordnung in Ihren Büroalltag bringen. Am allerwichtigsten ist natürlich, dass sich alle Angestellten an ein und dasselbe System halten, denn werden zwei oder gar mehr miteinander vermischt, kann es zu einem katastrophalen Durcheinander kommen. Doch beachten Sie: Nobody’s perfect, auch Sie nicht. Daher seien Sie stets offen für Anregungen oder Verbesserungsvorschläge seitens Ihrer Angestellten. Manche Angestellte bringen schon reichlich Erfahrung in der Verwaltung mit und haben möglicherweise auch noch den ein oder anderen Tipp, der sich in der Vergangenheit schon bewährt hat.

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Stefan Kuntze

Stefan Kuntze studierte Angewandte Informatik und beschäftigt sich seit dieser Zeit mit dem Thema Online Marketing. 2005 gründete er die Berliner SEO Agentur BitBiz , welche sich auf die Betreuung von kleinen und mittelständigen Unternehmen spezialisiert hat. In diesem Zusammenhang kommt er regelmäßig mit Themen der Existenzgründung und Selbständigkeit in Berührung.




Kommentare

2 Responses to “5 Tipps für weniger Chaos mit intelligenter Büroorganisation”

  1. Martin P. on Juni 25th, 2014 19:58

    WOW! Gute Tipps! Ich als junges und kleines start-up Unternehmen schätze solche Tipps sehr. Regelmässig versuche ich mich über eine bessere Organisation meiner Pflichten als Unternehmer zu belesen. So ganz einfach ist es nicht. Bricht der Stress aus, so vergesse ich so manches und ich werde auch immer etwas schusselig. Aber gut die Büroablagen und auch die Handbücher sind ein prima Tipp. Für mich und meine zukünftigen Mitarbeiter. Was hältst du von einer guten Business Software? Mir wurde SAP Business One empfohlen. SAP Schweiz findet man denn zum Beispiel hier http://www.mepa.ch. Das soll wohl kostengünstig sein und auf sehr unkomplizierte Weise zu bedienen sein. Ich denke schon, dass sich eine solche Investition lohnt. Vor allem weil da jst schon ein CRM und ein ERP mit integriert ist.

  2. Frank Seitz on November 30th, 2015 20:59

    Gerade die Wahl der richtigen Software kann entscheidend sein. Seit dem wir ein CRM-System verwenden (http://www.infra-struktur.de) haben wir Prozesse beschleunigen können und behalten einen besseren Überblick!

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