Das Forderungsmanagement umfasst die Überwachung, Bearbeitung und Eintreibung von Außenständen und ist innerhalb des Unternehmens üblicherweise der Buchhaltung angegliedert. Ein wirksames und erfolgsoptimiertes Forderungsmanagement ist für die Stabilität und Liquidität einer Firma von großer Bedeutung.

Forderungen entstehen durch die Gewährung von Zahlzielen, ein sensibles Thema sowohl für den Anbieter als auch für seine Kunden. Die meisten Kunden fordern Rechnungszahlung. Skontonutzung oder lange Zahlziele stellen für sie ein entscheidendes Einkaufskriterium dar und sind für den Anbieter ein Mittel sich von der Konkurrenz abzuheben und seine Kunden zu binden. Die hierbei entstehenden Risiken gilt es jedoch nicht zu unterschätzen. Für den Händler, Hersteller oder Dienstleister bedeuten Zahlungsziele vor allem eines: Zwischen der eigentlichen Lieferung oder Leistung und dem Zahlungseingang liegen mindestens mehrere Tage oft sogar Wochen oder Monate. Die hierbei entstehenden Außenstände beinhalten Zahlungsverzögerungen und Ausfallrisiken, sind nicht liquide, mindern die Eigenkapitalquote und müssen vorfinanziert werden.

Ein professionelles Forderungsmanagement umfasst mehrere Bereiche und ist nicht, wie häufig vermutet, mit einem einfachen Mahnwesen gleichzusetzen. Bereits vor dem Entstehen einer Forderung gilt es aktiv zu werden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen gestaltet, Kunden auf Bonität geprüft, Zahlziele festgelegt und individuelle Kreditrahmen vergeben werden. Nach Lieferung oder Leistung folgt die Überwachung der Außenstände und Zahlungseingänge. Zeichnet sich ein Verzug ab, wird das Mahnverfahren eingeleitet, bei drohendem Zahlungsausfall schließlich das Inkasso.

Außenstände sind Geld wert und das nicht nur für die Unternehmen, denen sie gehören. Rund um das Management von Forderungen hat sich eine große Dienstleistungsbranche gebildet, die die Unternehmen dabei unterstützt ihre Außenstände im Griff zu behalten. Wirtschaftsauskunfteien sammeln Branchen- und Wirtschaftsdaten, werten Jahresabschlüsse und Umsatzmeldungen aus und erstellen daraus Bonitätsbewertungen. Auf diese Bonitätsbewertungen greifen Kreditversicherer zurück, die das Risiko von Zahlungsausfällen versichern. Inkassodienstleister unterstützen in schwierigen Fällen, wenn die Zahlung komplett auszufallen droht. Viele Unternehmen verzichten sogar auf eine eigene Forderungsabteilung und treten ihre Außenstände unmittelbar nach Enstehen an eine Factoringgesellschaft ab. Diese übernimmt dann gegen eine Gebühr, üblich ist ein Abschlag von fünf bis zehn Prozent der Forderungshöhe, das Eintreiben der Außenstände und zahlt den Forderungsinhaber sofort aus. Die Nutzung dieser Dienste empfiehlt sich je nach Firmengröße und Umsatzhöhe in unterschiedlichem Umfang.