Rechnungsstellung für Unternehmer

Geschrieben am August 26, 2022 
abgelegt unter: Rechnungswesen, Tipps und Tricks

Kleinunternehmer, Freiberufler, Kapitalgesellschafter und Co. – in der heutigen Zeit hat die selbstständige Arbeit viele Gesichter. Ein verbindendes Element aller Formen ist, dass eine sorgfältige Rechnungserstellung unerlässlich ist. Sie sollte sehr ernst genommen werden. Falsche oder unvollständige Rechnungsdaten können im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen beim örtlichen Finanzamt führen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Faktoren es zu beachten gilt.

Diese Posten müssen auf einer Rechnung enthalten sein

Der Gesetzgeber regelt die Rechnungserstellung in § 14 UStG. Dort werden alle Pflichtangaben aufgeführt, die in einer Rechnung vorkommen müssen. Zu den wichtigsten Positionen zählen:

Zudem sollte eine Frist für die Zahlung der Rechnung enthalten sein. Aufgrund der besseren Übersichtlichkeit sollten Selbstständige von vorneherein ein Geschäftskonto unterhalten. Auf diese Weise können private und geschäftliche Ausgaben besser auseinandergehalten werden.

Ausnahme: Die Kleinbetragsrechnung

Vereinfacht werden Rechnungen durch § 33 UStDV. Definiert werden Rechnungen über Kleinbeträge als solche, die einen Rechnungsbetrag von bis zu 250 Euro enthalten. Sie führen deutlich weniger Angaben auf und sind somit eine willkommene Vereinfachung im Geschäftsalltag. Pflicht sind lediglich das Rechnungsdatum, Art und Menge der Leistungen, Name und Anschrift des Rechnungsstellers sowie natürlich der Rechnungsbetrag mitsamt Steuern. Letzteres ist eine bedeutsame gesetzliche Anforderung, da es in der Praxis oft zu Ärgernissen bei nachträglich aufgeschlagener Mehrwertsteuer kommt. Insbesondere Freiberufler greifen häufig auf diese Form der Buchhaltung zurück.

Rechnungsprogramme helfen bei der Erstellung

In Zeiten der Digitalisierung können Rechnungen deutlich leichter erstellt werden. Was früher noch mit Stift und Papier erledigt werden musste, wird heute von entsprechenden Tools übernommen. Wer eine Buchhaltungssoftware kaufen möchte, hat die Wahl zwischen unterschiedlichen Softwares. Sie dienen der Entlastung des Unternehmers und automatisieren den Zahlungsverkehr. In der Regel werden die Belege online hochgeladen und in einer Cloud oder im Programm selbst archiviert. Eine nachträgliche Veränderung ist so nicht mehr möglich. Neben dem Kauf des Rechnungsprogramms sind monatliche Gebühren oder Leasing-Modelle üblich. Die Kosten dafür lassen sich in der jährlichen Steuererklärung angeben und entsprechend absetzen. In Bezug auf das Betriebssystem sind für gewöhnlich keine Einschränkungen zu erwarten. Gängige Software funktioniert auf einem Linux-Rechner ebenso gut wie einem MacBook oder einem PC mit Windows.

Allgemeine Tipps zur Rechnungserstellung

Nach einiger Zeit wird Ihnen der Rechnungsentwurf deutlich leichter von der Hand gehen. Achten Sie auf diese Punkte:

1. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, um Ihre Ein- und Ausnahmen einzutragen. Die meisten Softwares verfügen über zusätzliche Optionen für Rechnungen. Dazu gehören beispielsweise der automatische Versand und das Verschicken von Mahnungen für noch nicht bezahlte Posten.
2. Überprüfen Sie vor dem Versenden stets alle Angaben. Fällt der Fehler erst hinterher auf, müssen Sie umgehend eine Stornorechnung in die Wege leiten.
3. Dokumentieren Sie alle Belege digital und nicht nur analog auf Papier. Das vereinfacht die Prüfung für den Steuerberater und das Finanzamt.

Foto: 418725282 © Adobe Stock / irissca

Redaktion




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