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Outsourcing für mehr Effizienz

Geschrieben am Dezember 17, 2020 
abgelegt unter: Organisation

Für junge Unternehmen ist es wichtig, eine ausreichende Balance zwischen Kerngeschäft und administrativen Aufgaben zu finden. Dabei müssen sich verschiedene Anforderungen die Waage halten: Zum einen muss ein junges Unternehmen neue Kunden anwerben, um Einnahmen zu generieren, zum anderen darf durch die Akquise nicht die Zeit für die eigentliche Dienstleistung blockiert werden. Eine große Hilfe ist daher das Outsourcing verschiedener Leistungen, um mehr Zeit für die Kernaufgaben zu haben.

Das Grundproblem: Kern- oder Tagesgeschäft?

Viele Gründer stehen am Anfang vor der Frage, wie sie ihre Zeit aufteilen sollen. Gerade zu Beginn des operativen Geschäfts fällt eine Vielzahl von administrativen Aufgaben an. Da auch für Gründer der Tag nur 24 Stunden hat, stellt sich die Frage, wie viel Zeit man für diese Aufgaben aufwenden will, statt sich um sein Kerngeschäft zu kümmern. Diese Fragestellung ähnelt dem Henne-Ei-Problem: Soll ich Kunden akquirieren, dann aber keine Zeit für die Erfüllung meiner Dienstleistung haben oder meine Zeit dem Kerngeschäft widmen, aber dafür keine Kunden haben?

Es geht nicht nur um Akquise

Das Problem gestaltet sich natürlich komplexer. Denn Aufgaben, die nicht ins Kerngeschäft fallen, gehen über die Kundenakquise und Marketingaktivitäten hinaus. Gründer und junge Unternehmen müssen abwägen, wie viel Zeit die jeweiligen Tätigkeiten in Anspruch nehmen dürfen.

Denn die Arbeitsbereiche außerhalb des Kerngeschäftsfelds binden viele Ressourcen. Nicht nur die Zeit, die tatsächlich in die Bearbeitung der Aufgabe fällt, sollte bedacht werden. Zunächst sind viele Bereiche wie Buchhaltung, Marketing und Kundenservice für Neuunternehmer Neuland. Das bedeutet, dass sie sich Know-how im jeweiligen Bereich aneignen müssen, bevor sie die Aufgabe aktiv bearbeiten können. Dies bindet – je nach Wissensstand – viele zeitliche Ressourcen.

In neugegründeten Unternehmen gibt es nicht für jeden Teil des Geschäftsalltags eine eigene Abteilung – für Soloselbstständige bedeutet das, die Eier legende Wollmilchsau zu sein: Die Geschäftsprozesse müssen laufen, darüber hinaus muss die Buchhaltung, Kundenakquise, Kundenservice, Marketing uvm. organisiert sein.

Outsourcing des Nicht-Kerngeschäfts

In etablierten Unternehmen besteht der Umgang mit der Frage, wie das Kern- und Tagesgeschäft organisiert sein sollen, in der Bildung unterschiedlicher Abteilungen. So lässt sich die Organisationslast vom Kerngeschäft weg auf die Spezialisten verteilen. Dieser Weg ist jedoch für kleine Unternehmen oft nicht gangbar. Denn die Bildung von Spezialabteilungen bindet vor allem finanzielle Ressourcen. Gerade in der Anfangsphase ist womöglich nicht genug Kapital vorhanden, um bspw. ein eigenes Sekretariat aufzubauen.

Für Gründer und Start-ups bietet sich daher die Inanspruchnahme spezialisierter Dienstleistungen an. Damit entfällt die Notwendigkeit, sich Expertise in Gebieten außerhalb des eigenen Geschäftsbereiches aneignen zu müssen. Diese Strategie bezeichnet man als Outsourcing: Bestimmte Arbeitsbereiche werden ausgelagert.

Vorteile des Outsourcings

Durch Outsourcing räumen Gründer ihren eigenen Zeitplan von “lästigen Zusatzaufgaben” frei. Somit können sie sich auf die Arbeit in ihrem Lieblingsfeld konzentrieren – niemand hat schließlich ein Unternehmen gegründet, um sich dann größtenteils mit anderen Bereichen zu beschäftigen. Darüber hinaus verfügen die Dienstleister über Erfahrung in ihrem Spezialgebiet – die Anfängerfehler, die der Unternehmer sonst machen würde, sind damit ausgeschlossen. Durch die hohe Spezialisierung können die Unternehmen die Aufgaben in wesentlich weniger Zeit erledigen als der Gründen das selbst könnte.

Im Vergleich zur Bildung eigener Abteilungen hat Outsourcing den Vorteil, dass es flexibler einsetzbar. Es muss nur ausgelagert werden, was gerade an Aufgaben anfällt. Eine gelangweilte Sekretärin, die keine Aufgaben hat, kommt beim Outsourcing nicht vor. Ebenso können Belastungsspitzen, etwa bei monatlicher Rechnungslegung, besser ausgelastet werden. Es entfällt zudem der Organisationsaufwand, die Arbeitskraft von festangestellten Kräften auf andere Unternehmensbereich zu verlagern. Outsourcing lässt sich damit optimal auf dynamische Prozesse anpassen.

Nicht unerwähnt bleiben sollte, dass sich mit dem effizienten Auslagern von Aufgaben die Kosten in einem Unternehmen senken lassen.

Nachteile des Outsourcings

Die Beauftragung von externen Dienstleistern bringt es jedoch mich sich, dass die Dienstleistungen in gewisser Weise standardisiert sind. Die Firmen haben sich einen Workflow erarbeitet, der für sie besonders gut passt. Das kann unter Umständen bedeuten, dass die Leistungen nicht 100-prozentig auf Ihre Anforderungen passen. Daher ist es bei jedem Posten wichtig, zu schauen, ob eine “Out of the box”-Lösung in jedem Fall die beste Wahl ist.

Des Weiteren ist Wahl der Partner mitunter schwierig zu treffen. Nicht jedes Unternehmen, das eine bestimmte Dienstleistung anbietet, ist die optimale Wahl. Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen ist daher ein gewisser Rechercheaufwand nötig, um den richtigen Partner für die jeweilige Dienstleistung zu finden.

Outsourcing-Bereiche

Welche Bereiche sich fürs Outsourcing eigenen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Deshalb sollten Gründer frühzeitig Überlegungen anstellen, in welchen Bereichen Outsourcing sinnvoll ist. Wir stellen im Folgenden einige Bereiche vor, in denen Outsourcing möglich ist.

Projektarbeit

In manchen Unternehmen ist der Alltag von Arbeit in Projekten geprägt. Dabei können die Anforderungen und Aufgaben in den einzelnen Projekten variieren. Für diese wechselnden Anforderungen lässt sich sehr gut mit Outsourcing arbeiten. So können bspw. spezialisierte Freelancer für die Dauer des Projekts ins Boot geholt werden oder Rechercheaufgaben an einen Assistenzdienst ausgelagert werden.

Räumlichkeiten

Auch das Mieten von Räumlichkeit lässt sich als Form von Outsourcing betrachten. Wer Schreibtische in einem Co-Working-Space anmietet, gibt Aufgaben wie die Reinigung der Büroräume ab. Wenn Sie z. B. nur ab und zu einen Konferenzraum benötigen, ist das Anmieten eines geeigneten Raumes ebenfalls eine Form von Outsourcing.

Allgemeine Dienstleistungen

Auch Dienstleistungen, die regelmäßig in Anspruch genommen werden, etwa die Lohnbuchhaltung oder Reinigung der Geschäftsräume, kann an externe Partner ausgelagert werden.

Spezielle Dienstleistungen

In jedem Bereich gibt es zudem Aufgaben, die eine besonders hohe Spezialisierung verlangen und darüber hinaus viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein frisch niedergelassener Zahnarzt könnte z. B. seine zahnärztliche Abrechnung outsourcen, um mehr Zeit für seine Patienten zu haben. Auch das Outsourcing von Buchhaltungsaufgaben fällt in diesen Bereich.

Bei hoch spezialisierten Anwendungsfällen ist das Auslagern an externe Dienstleister hingegen fast unumgänglich. Etwa, wenn Ihr Start-up ein Gerät entwickelt, für dessen Herstellung teure Maschinen und speziell geschultes Personal nötig ist. Für diesen Fall ist die Produktion eine Art Outsourcing – aber auch der strategischen Partnerschaft.

Zusammenfassung

Outsourcing sollten Sie nicht als “Abwälzen von Arbeit” auffassen. Stattdessen können Sie Outsourcing einsetzen, um Ihre eigenen Ressourcen besser zu nutzen – indem Sie mehr Zeit für die Dinge haben, die Sie gern tun und in denen Sie Erfahrung haben. Die Wahl der richtigen Partner ist beim Outsourcing sehr entscheidend. Insbesondere, wenn die Dienstleister auch mit Ihren Kunden Kontakt haben, kann eine schlechte Wahl auf Sie selbst zurückfallen.

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Redaktion




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