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Aktenvernichtung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Geschrieben am Dezember 16, 2019 
abgelegt unter: Organisation

Die Unternehmensgründung ist ein Schritt in unbekannte Gefilde. Plötzlich müssen sich Gründer mit Dingen beschäftigen, an die Sie vorher keine Gedanken verschwendet haben. Eines dieser Dinge ist die Aktenvernichtung. Wie vernichte ich Geschäftsdokumente am besten? Welche Unterlagen muss ich aufbewahren? Wir liefern Ihnen Informationen zur Aktenvernichtung und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Aktenvernichtung für Existenzgründer

Mit Sicherheit gehen Ihre Gedanken nicht sofort an die Frage der Aktenvernichtung. Sie sollten jedoch perspektivisch denken. Im Laufe des Betriebs Ihrer neu gegründeten Firma werden viele Schriftstücke anfallen. Nicht alle sind so wichtig, dass sie über Jahre aufbewahrt werden müssen. Dennoch fallen mitunter Dokumente an, die vertrauliche Informationen enthalten. Um sicher zu stellen, dass der Datenschutz gewährleistet ist, müssen Sie sich mit der Aktenvernichtung beschäftigen.

Es existieren verschiedene Dienstleister, welche die Entsorgung von Dokumenten übernehmen. Der Vorteil dieses Service ist, dass Sie Ihre Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft nutzen können. Es werden keine Ressourcen darauf verschwendet, die ordnungsgemäße Vernichtung vertraulicher Dokumente durchzuführen. Mit einer Aktenvernichtung schaffen Sie zudem Platz in Ihren Regalen. In Zeiten von hohen Mietkosten ist es eine Entlastung, wenn Sie kein Archiv für Dutzende Regalmeter nicht mehr benötigter Akten bezahlen müssen.

Aktenvernichtung und Datenschutz

Der wichtigste Aspekt bei der Vernichtung von Unternehmensdokumenten ist die Sicherheit der Daten. Nicht selten sind in den Dokumenten vertrauliche Informationen abgebildet. Diese Daten gilt es, zu Ihrer Sicherheit, aber auch der Ihrer Geschäftspartner und Mitarbeiter, zu schützen. Zu den vertraulichen Informationen gehören beispielsweise:

Damit diese Informationen nicht in die falschen Hände geraten, sollten Sie großen Wert auf den Datenschutz bei der Aktenvernichtung legen. Eine gute Handreichung bietet dabei die DIN 66399. Diese Norm befasst sich mit der Vernichtung von Datenträgern. Es ist genau geregelt, wie verschiedene Datenträger (Akten ebenso wie bspw. Festplatten) vernichtet werden. Darüber hinaus werden Vorgaben zum Ablauf der Akten- und Datenvernichtung gemacht.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Die beiden wichtigsten Begriffe der Norm sind Schutzklassen und Sicherheitsstufen. Sie dienen der Kategorisierung von Informationen, auf deren Grundlage die Vernichtung erfolgt. Dabei legt die Norm drei verschiedene Schutzklassen fest:

Auf Basis dieser Einschätzung ergibt sich, welche Sicherheitsstufe bei der Aktenvernichtung gewählt wird. Insgesamt legt die Norm sieben Stufen fest. Je höher die Stufe ist, umso strenger sind die Anforderungen an die Vernichtung.

Nicht jede Schutzklasse darf dabei mit jeder Sicherheitsstufe behandelt werden: So können Daten der ersten Klasse nur mit den unteren drei Sicherheitsstufen behandelt werden. Befinden sich in den Unterlagen persönliche Daten, ist mindestens die Sicherheitsstufe 3 anzuwenden.

Für Daten der Schutzklasse zwei kommen die Stufen 3, 4 oder 5 infrage. Geheime Daten müssen mit Sicherheitsstufe 4 oder höher vernichtet werden.

Datenträgertyp und Vernichtung

Neben der Einschätzung des Inhalts der Unterlagen nimmt die DIN-Norm eine Klassifizierung nach Datenträgertyp vor. Erst im Zusammenhang mit dieser Einteilung ergeben sich die Anforderung an die Vernichtung des Datenträgers.

In der folgenden Tabelle führen wir die verschiedenen Typen von Datenträgern auf, die in der Norm unterschieden werden. Zudem finden Sie in der letzten Spalte exemplarisch die Vorgaben, die bei der Vernichtung mit Sicherheitsstufe 3 gemacht werden.

 

Kürzel Beschreibung Beispiel Vernichtung mit Sicherheitsstufe 3
P Informationen in Originalgröße Papierakten, Poster, Flyer Zerkleinert in Partikel, deren Größe 320 mm² nicht überschreitet
F verkleinerte Darstellung Mikrofilm Zerkleinert in max 10 mm² große Partikel
O Optische Datenträger CD, DVD zerkleinert, Größe darf 160 mm² nicht überschreiten
T Magnetische Datenträger Disketten, Kassetten, Magnetbänder zerkleinert, max 320 mm²
H herkömmliche Magnetfestplatten einfache HDD verformt
E elektronische Datenträger Flash-Drive, SSD, USB-Stick zerkleinert, Partikelgröße max. 160 mm²

 

Es lässt sich ablesen, dass bereits die Vorgaben für die Sicherheitsstufe 3 sehr streng sind. Die Fläche von 320 mm² entspricht ungefähr einem 5-Cent-Stück. Es ist leicht vorstellbar, dass eine Rekonstruktion von vielen Seiten, die in solch kleine Schnipsel geschnitten wurden, schwierig ist.

Aufbewahrungsfristen für Firmenunterlagen

Bevor Sie Ihre Unterlagen vernichten können, müssen Sie für viele Dokumente Aufbewahrungsfristen beachten. Sie müssen Ihre unternehmerische Tätigkeit für die Steuerbehörden lückenlos nachweisen. Daher gibt es für viele Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Bevor diese ablaufen, dürfen Sie die entsprechenden Unterlagen nicht vernichten.

Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht

Die Pflicht, Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, besteht für Kaufleute (nach Handelsgesetzbuch), sowie Unternehmen, die mehr als 60.000 Euro Gewinn bzw. 600.000 Euro Umsatz machen. Sie sind dann zur Buchführung verpflichtet. Damit verbunden sind auch Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente.

Grundlage der Aufbewahrungsfristen

Die Grundlage für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird im deutschen Recht in zwei Gesetzestexten gelegt: Der Abgabenordnung (AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB). Beide Gesetze treffen Regelungen, wie lange einzelne Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Der Hintergrund ist, dass die Geschäftstätigkeiten gegenüber den Finanzbehörden nachvollziehbar gemacht werden müssen. Die Bestimmungen der beiden Gesetze stimmen in den wesentlichen Punkten überein, sodass im Geschäftsalltag vor allem die Regelungen aus der Abgabenordnung von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung

Die Abgabenordnung wird manchmal als das “Steuergrundgesetz” bezeichnet. Sie umfasst viele Regelungen zur Besteuerung in Deutschland. Insbesondere begründet sie für Unternehmen die Aufbewahrungspflicht bestimmter Unterlagen. Im § 147 nennt die Abgabenordnung verschiedene Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten.

Folgende Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht (zitiert nach § 147 AO):

Absatz 3 legt zudem die vorgeschriebene Dauer der Aufbewahrung fest. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Buchungsbelege, Zollunterlagen sowie Bücher, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Jahresabschlüsse und Inventare. Die übrigen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Aufbewahrungsfrist nach Handelsgesetzbuch

Auch im Handelsgesetzbuch (HGB) werden Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente festgelegt. Im Wortlaut des § 257 HGB betrifft das die folgenden Unterlagen:

Ähnlich wie in der Abgabenordnung werden Fristen von sechs bzw. zehn Jahren festgelegt. Die längere Frist gilt für Buchungsbelege, Handelsbücher sowie Abschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare. Die kürzere Frist gilt für die abgesendeten und empfangenen Handelsbriefe.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, an dem die letzte Änderung am jeweiligen Dokument vorgenommen wurde. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt das Datum, an dem das Schreiben gesendet bzw. empfangen wurde. Für Bücher ist der letzte Eintrag ausschlaggebend.

Ein Beispiel: Sie erstellen Ihren Jahresabschluss für das Jahr 2019 im Januar 2020. Die Aufbewahrungsfrist läuft dann ab 1. Januar 2021 und endet mit dem Kalenderjahr 2030.

Eine Übersicht über die Aufbewahrungsfrist von verschiedenen Dokumenten bekommen Sie hier.

Festsetzungsfrist

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass sich die Aufbewahrungsfristen verlängern. Das ist jedoch nur der Fall, wenn das Finanzamt Unregelmäßigkeiten in Ihren Unterlagen feststellt. In diesem Fall kann es vorkommen, dass eine Festsetzungsfrist für die Steuerprüfung angesetzt wird. Erst am Ende dieser Frist beginnt dann die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wenn Sie Ihre Finanzen jedoch in Ordnung halten, kommt es nicht zu dieser Verlängerung.

Formen der Aufbewahrung

Viele Dokumente fallen heutzutage in digitaler Form an. Das macht die Aufbewahrung leichter. Man braucht keine Dutzend Regalmeter mit Aktenordnern mehr. Die elektronische Aufbewahrung ist für alle Dokumente zulässig, die elektronisch erstellt wurden. Das trifft also auch auf Ihre Bücher zu, falls sie mit einer Buchführungssoftware arbeiten. Sie müssen aber darauf achten, dass die Bücher maschinell auslesbar sind.

Andere Dokumente, wie bspw. Handelsbriefe, können Sie in Wiedergabe speichern. Das bedeutet, dass Sie Schreiben auf Papier einscannen und elektronisch aufbewahren dürfen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass der Zugriff für die gesamte Zeit der Aufbewahrung möglich ist.

 

 

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