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korrekte Gehaltsabrechnungen erstellen

Geschrieben am Dezember 13, 2019 
abgelegt unter: Tipps und Tricks

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausstellen. Diese Abrechnungen müssen gewissen Standards genügen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine korrekt Gehaltsabrechnungen erstellen. Darüber hinaus bekommen Sie Informationen zu Abzügen und weitere hilfreiche Tipps.

Grundlegendes zur Gehaltsabrechnung

Wenn Sie als Unternehmer Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die Pflicht ergibt sich aus der Gewerbeordnung. In § 108 GewO steht: “Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.

Sie sind daher verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine Aufstellung über das Gehalt bzw. den Lohn zu machen. Neben der Verpflichtung zum Erstellen einer Gehaltsabrechnung macht die Gewerbeordnung Angaben zur Zusammensetzung der Abrechnung.

Sie müssen neben den vertraglich vereinbarten Entgelten auch Angaben über die Abzüge machen. Der Teufel steckt bei der Gehaltsabrechnung daher im Detail.

Form der Entgeldabrechnung

In der Gewerbeordnung wird die Pflicht, dem Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung in “Textform” zukommen zu lassen, begründet. Diese Formulierung legt sich jedoch nicht auf ein bestimmtes Medium fest. Die Gehaltsabrechnung kann daher in digitaler Form, als auch in Papierform übermittelt werden.

Maßgeblich sind hierbei die Bestimmungen aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch, welche die Textform rechtlich definieren. Dabei muss die Textform zwei Bedingungen erfüllen:

Beides ist auch durch eine Gehaltsabrechnung im PDF-Format gegeben. Das Problem besteht bei Gehaltsabrechnungen jedoch in der Formulierung “erteilt”. Denn nur mit der Zustellung in ein elektronisches Postfach ist es nicht getan. Vielmehr müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die elektronischen Gehaltsabrechnungen abzurufen. Dies ist erst gegeben, wenn Sie einen Zugang zu einem elektronischen Postfach haben und zudem über eine technische Möglichkeit verfügen, dieses abzurufen.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie zudem die das Einverständnis Ihrer Mitarbeiter einholen, die Gehaltsabrechnung elektronisch zustellen zu dürfen.

Empfänger und Turnus der Gehaltsabrechnung

Sie sind verpflichtet, die Abrechnung sowohl für Gehaltsempfänger als auch für Mitarbeiter auf Stundenbasis zu erstellen. Für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Abrechnung die Zusammensetzung ihrer Einkünfte.

Bei Gehaltsempfängern müssen Sie nicht jeden Monat eine Abrechnung zustellen. Wenn sich die Bezüge nicht verändern, seit die letzte ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist, müssen Sie keine neue Gehaltsabrechnung erstellen.

Für Lohnempfänger hingegen gilt: Die Bezüge ändern sich in nahezu in jedem Abrechnungszeitraum. Deshalb müssen Sie für Lohnempfänger üblicherweise jedes Mal eine neue Gehaltsabrechnung erstellen.

Tipps zur Praxis

Vielleicht kennen Sie es noch aus Ihrer Zeit als Angestellter: In der Praxis ist es kaum üblich, keine monatliche Gehaltsabrechnung zu erhalten. Auch wenn diese nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, erstellen die meisten Unternehmen eine Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie deshalb klar und deutlich kommunizieren, dass die Bezüge gleich bleiben und Sie nicht jeden Monat eine neue Abrechnung aushändigen. Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern andere Termine, zu denen eine Gehaltsabrechnung ausgehändigt wird (z. B. zu Beginn des Jahres).

Wenn Sie die zusätzliche Kommunikation und eventuelle Missverständnisse fürchten, können Sie ebenfalls monatlich Abrechnungen erstellen. Auf diese Weise bekommen Ihre Mitarbeiter die Abrechnung, wie sie es gewohnt sind. Für Sie als Arbeitgeber ergibt sich oftmals kein großer Mehraufwand, da viele branchenübliche Lösungen die Unterlagen automatisiert erstellen.

Bestandteile der Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung muss für den Arbeitnehmer vollständig nachvollziehbar sein. Nach der Gewerbeordnung muss die Abrechnung folgende Elemente enthalten:

Zulagen und Zuschläge

Weil Zuschläge und Zulagen eine Auswirkung auf die Besteuerung haben, müssen Sie diese auf der Gehaltsabrechnung angeben. Während einige Zulagen und Zuschläge steuerfrei sind, gilt dies bei anderen nicht oder nur teilweise.

Lohnzulagen sind grundsätzlich steuerpflichtig, z. B. Gefahrenzulagen. Sie zählen zu den Einkünften, die sozialversicherungspflichtig sind. Die prominente Ausnahme dieser grundsätzlichen Steuerpflicht sind die Zulagen, die Sie für Arbeit in der Nacht oder an Sonn- bzw. Feiertagen zahlen.

Auch Zuschläge, die Sie Ihren Mitarbeitern in der Urlaubszeit zahlen, sind vollständig steuerpflichtig. Gleiches gilt für Zuschläge während der Zeit des Mutterschutzes.

Abzüge

Sie müssen im Rahmen der Gehaltsabrechnung auch einbehaltene Abzüge ausweisen. Sie sind verpflichtet, gesetzliche Abzüge einzubehalten und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Zusätzlich gibt es freiwillige Abzüge, die Sie evtl. berücksichtigen müssen.

Gesetzliche Abzüge

Für Arbeitnehmer, die Sie nicht geringfügig oder als studentische Aushilfe beschäftigen, müssen Sie folgende gesetzliche Abzüge einbehalten:

Für geringfügig Beschäftigte entfallen die Abzüge durch Steuern, Krankenkassen- und Pflegeversicherungsbeiträge. Falls sie sich nicht von der Pflicht zur Rentenversicherung befreien lassen, sind diese Beträge jedoch abzuführen.

Für studentische Aushilfen sind keine Sozialabgaben (etwa für die Arbeitslosenversicherung) fällig. Allerdings müssen sie das Einkommen aus der Aushilfstätigkeit versteuern.

Freiwillige Abzüge

Neben den gesetzlichen Abzügen gibt es eine Reihe von freiwilligen Abzügen, die Sie für Ihren Arbeitnehmer einbehalten können. Darunter fallen z. B. Beiträge für eine Gewerkschaftsmitgliedschaft oder einen Bausparvertrag. Vereinbaren Sie die freiwilligen Abzüge bei Abschluss des Arbeitsvertrags mit Ihrem Mitarbeiter.

Umgang mit Gehaltsabrechnungen für Gründer

Wie Sie an der Vielzahl von Bestimmungen sehen, bedeutet die Erstellung von Gehaltsabrechnungen viel Arbeit. Gerade für junge und kleine Unternehmen besteht die Gefahr, dass der Aufwand für die korrekte Gehaltsabrechnung zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.

Falls Sie selbst bisher keine Erfahrung mit der Lohnabrechnung haben, bieten sich Ihnen drei Möglichkeiten:

Durch das Einstellen einer Fachkraft, die Ihre Buchhaltung übernimmt, haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. Jedoch steht damit der Mitarbeiter selbst dann auf einer der Gehaltsabrechnungen, die er anfertigt.

Eine zweite Option ist, eine Software für die Lohnbuchhaltung zu kaufen. Diese Lösungen sind oft sehr bedienerfreundlich und halten die rechtlichen Kriterien ein. Jedoch kommen Sie auch hier nicht umhin, sich mit den Gehaltsabrechnungen selbst auseinanderzusetzen.

Die dritte Möglichkeit ist, die Buchhaltung an externe Stellen abzugeben. Sie können Ihren Steuerberater bitten, die Lohnabrechnungen für Sie zu übernehmen. Zudem gibt es verschiedene Firmen, an die Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern können. Somit umgehen Sie die mannigfachen Schwierigkeiten, die Ihnen bei nicht korrekten Abrechnungen blühen und haben mehr Zeit, sich um Ihr eigentliches Geschäft zu kümmern.

 

 

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Redaktion




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