10 Projektmanagement-Tipps, die Sie wissen müssen

Geschrieben am September 12, 2014 
abgelegt unter: Tipps und Tricks

Schon die Existenzgründung an sich ist ein spannendes Projekt. Doch im Geschäftsleben wird es immer wieder Situationen geben, für die eine Lösung sinnvoll in einem Projekt erstellt werden kann. Hier sind zehn Tipps abseits von Budget und Zielsetzung, damit Ihre Projektarbeit gelingt.

Tipp 1 „Guter Vorsatz = Ein Startschuss, dem meist keine Rennen folgt!“

Dieses Zitat stammt von dem deutschen Schauspieler Siegfried Lowitz, der seinen Worten gerne Taten folgen ließ. Genauso sollten Sie auch an den Start eines Projekts herangehen. Ein vollmundig angekündigtes, neues Projekt muss auch in der gleichen Weise starten. Zeigen Sie Ihrem Team, dass das Projekt äußerst wichtig ist. Das heißt, dass Sie für den Projektstart ausreichend Zeit einplanen sollten. Außerdem macht es Eindruck, wenn die Größen der Abteilung oder der Firma mit am Tisch sitzen. Was motiviert mehr, wenn auch der Chef von dem Projekt überzeugt ist und die Arbeitsbereitschaft lobt.

Tipp 2 „Wir werden vom Schicksal hart oder weich geklopft; es kommt auf das Material an!“

Wieder schlaue Worte, diesmal von der Schriftstellerin Marie von Ebner-Eschenbach. In Puncto Projektmanagement heißt das: sorgen Sie für optimale Arbeitsbedingungen. Beschaffen Sie im Vorwege die benötigten Arbeitsmaterialien (und seien Sie sicher, dass Sie unter Garantie irgendetwas vergessen haben). Metaplantafeln und Flipcharts mögen in Zeiten von Tablets zwar überholt wirken, sie sind aber in der ersten Projektphase unerlässliche Werkzeuge zur Visualisierung und Planung. Die entsprechenden Moderationsmaterialien sollten ausreichend vorhanden sein (denken Sie daran, dass Filzstifte auch mal trocken werden können).

Tipp 3 „Technik ist die Kunst, aus einfachen Gedanken brauchbare Realitäten zu schaffen“

Zugegeben, die Kurve zu diesem Zitat von Torben Lehnert zu bekommen, wird etwas holprig. Doch sollten Sie die Technik für eine gute Teamkommunikation außerhalb Ihrer Sitzungen kennen. Neben der althergebrachten Email für die kurze Nachricht zwischendurch, gibt es seit einiger Zeit auch Work Management-Lösungen in Cloud-Form. In der Projekt-Cloud können Sie die Ergebnisse der Teammitglieder sammeln und diesen wiederum zur Verfügung stellen. So behalten alle den Überblick und Doppelungen können damit – meistens – vermieden werden (das ist allerdings in nicht unerheblichen Maße von den intellektuellen Fähigkeiten der Teammitglieder abhängig. Aber dazu später mehr).

Tipp 4 „Liebe besteht nicht darin, dass man einander ansieht, sondern dass man gemeinsam in die gleiche Richtung blickt!“

Nun ja, Sie müssen Ihre Mitspieler nicht alle sofort mit nach Hause nehmen, in Sachen Projekt sollten Sie aber schon dasselbe Ziel verfolgen. Damit das funktioniert ist Reden in diesem Fall Gold. Klären Sie das „Projektvokabular“ und schaffen Sie eine zeigefingerfreie Atmosphäre, in der auch „dumme“ Fragen gestellt werden dürfen. Nur wenn auch wertungsfrei geantwortet wird, fühlen sich die Projektmitarbeiter sicher genug, auch einmal unangenehme Verständnisfragen zu stellen. Und Sie können sicher sein, dass auch ein Zweiter nicht verstanden hat, worum es geht. Nur so kommen alle gemeinsam ans Ziel.

Tipp 5 „TEAM = Toll, ein anderer macht’s!“

Machen Sie sich ein – möglichst unvoreingenommenes – Bild Ihrer Mitstreiter. Ein Teamleiter sollte in der Lage sein, auch bei gegenseitiger Antipathie die Stärken des Anderen zu erkennen und zu schätzen (und damit sollten nicht nur die Fähigkeiten zum Kochen eines guten Kaffees erkannt werden). Andererseits sollte er sich auch auf sympathische Art und Weise von einem Teammitglied trennen können. Dies kann zum Beispiel nötig sein, wenn Sie jemanden in Ihren Reihen haben, der durch seine Ablehnung des Projekts das Vorankommen verhindert und andere – bislang motivierte – Mitarbeiter vergrault. Auch Mitarbeiter, die zwar anwesend sind, aber als intellektueller Maulwurf das Projekt bremsen, sollten gegebenenfalls wieder andere Tätigkeiten außerhalb des Projekts überantwortet werden (Kaffee kochen vielleicht?). Projektarbeit bedeutet auch immer Zeitdruck, andere Teammitglieder müssen das Nichtkönnen oder Nichtwollen ausgleichen.

Tipp 6 „Sie müssen nicht alles wissen, Sie müssen nur wissen wo’s steht!“

Nutzen Sie das Wissen Ihrer „Team-Experten“. Als Teamleiter müssen Sie nicht das Wissen der Welt verinnerlicht haben, Sie sollen das Team lenken. Damit Ihre Experten das Wissen und ihre Ideen auch mit Ihnen teilen können, müssen Sie nicht eine Facebook-Gruppe gründen. Zahlreiche Tools zur „Team Collaboration“ machen Ihnen das Leben einfacher. In Mind Map-Werkzeugen (hier gibt’s eine kurze Erklärung), Filesharing-Tools oder Diensten für VoIP oder Audiokonferenzen finden Sie gute Partner, um das Wissen Ihres Teams zu vernetzen und die Kommunikation zu vereinfachen.

Tipp 7 Abgucken erlaubt!

Machen Sie sich Abläufe aus anderen Management-Tools zu Eigen. Die Verwaltung von Geschäftsprozessen macht dies in einfachen Fragen vor: „Wer macht was, wann und womit?“ Zur Verewigung für die Nachwelt und für das Team hilft Ihnen eine gute Projektmanagementsoftware. Ob Übersichtstabellen oder Gantt-Diagramme – setzen Sie auf eine klare und optimierte Visualisierung. Comindware Project und Microsoft Project sind nur zwei der brauchbaren Tools. Setzen Sie sich frühzeitig mit den angebotenen Software-Lösungen auseinander, um die Oberfläche zu finden, die Sie am besten bedienen können. Oftmals bieten die Toolanbieter kostenlose Testversionen an.

Tipp 8 Einatmen, ausatmen – ommmm!

Sie werden in einem Projektteam leider immer wieder auf Menschen stoßen, die keine rechte Lust am Arbeiten entwickeln oder einfach keinen Sinn in diesem Projekt sehen. Als Teamleiter müssen Sie sich gegenüber diesen Teammitgliedern behaupten können, denn sie neigen oft dazu, den Leiter persönlich ins Visier zu nehmen. Bleiben Sie sachlich und konstruktiv. Fragen Sie nach konkreten Beispielen, wenn allgemeingültige Parolen in den Raum geworfen werden. Würdigen Sie die Leistungen der Teammitglieder und kritisieren Sie sachlich.

Tipp 9 Wissen, wann Schluss ist!

Nicht jedes Projekt endet mit einem guten Ergebnis. Manchmal kann es auch notwendig sein, ein Projekt zu stoppen. Das kann der Fall sein, wenn Ihr Team nicht rund läuft. Kommt regelmäßig auch nach Aufforderung nur das halbe Team zusammen, werden Aufträge nicht erledigt und die Arbeit im Team generell boykottiert, sollte über einen Neustart nachgedacht werden. In Zeiten knapper Budgets muss so ein Schritt gut überlegt sein. Doch auch, wenn frühzeitig klar wird, dass das Projekt alle Budgetgrenzen sprengen wird, sollten Sie die Reißleine ziehen.

Tipp 10 Wenn alle zufrieden sind, können Sie es auch sein

Sie sind ehrgeizig und wollen „Ihr“ Projekt vorantreiben. In Ihren Augen gibt es Dinge, die noch weiter optimiert werden könnten. Bleiben Sie auf dem Boden. Ihr Team ist mit Ihnen als Leiter zufrieden, Ihre Auftraggeber sehen Ihre Leistung, also alles im grünen Bereich – bleiben Sie entspannt, dann kommt Ihr Projekt genau so entspannt ins Ziel.

 

Probieren Sie einfach mal eine Projektmanagement-Software wie Microsoft Project oder Comindware Project, die Sie 30 Tage gratis testen können, aus. Damit lernen Sie die Basics direkt aus dem Stehgreif und Sie müssen keine Literatur wälzen.

Redaktion




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