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Software als Unterstützung für die Auftragsverwaltung

Geschrieben am November 13, 2013 
abgelegt unter: Aktuell

Die Auftragsverwaltung ist ein wichtiger Teil jedes Betriebs. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) werden dafür verstärkt Softwarelösungen eingesetzt. Firmen dieser Größenordnung, die in Deutschland über 99 Prozent registrierter Betriebe ausmachen, müssen sparsam sein, um im globalen Wettbewerb zu bestehen.

Durch die Nutzung spezieller Software sparen diese Firmen Personal, Zeit und somit letztendlich Geld. Welche Fähigkeiten muss eine gute Software für die Auftragsverwaltung besitzen? Welche unterschiedlichen Lösungen werden für die Auftragsverwaltung angeboten?

Details zu den verschiedenen Lösungen

Für die Auftragsverwaltung können Firmen je nach Größe und Budget verschiedene Softwarelösungen wählen:

Kleinunternehmen, Selbstständige oder Start-Ups setzen mehr und mehr auf Lösungen aus der Cloud (Englisch: Wolke). Die Auftragsverwaltung wird hierbei an externe IT-Dienstleister ausgelagert. Diese übernehmen anhand der übermittelten Daten typische Aufgaben wie die Erstellung von Angeboten, von Aufträgen, von Rechnungen oder eine Bestandsführung. Ein Vorteil dieser Methode ist die Zeit- und Personal-Ersparnis. Zudem ist als Voraussetzung lediglich ein Internetzugang mit funktionierendem Browser notwendig. Darüber können alle Aufgaben abgewickelt werden. Von den Dienstleistungen müssen nur die bezahlt werden, die auch in Anspruch genommen wurden. Ein Kritikpunkt an SaaS-Lösung ist die Herausgabe von persönlichen Daten der Kunden. Wer eine solche Lösung wählt, sollte sich über den Datenschutz des IT-Dienstleisters eingehend informieren, nicht zuletzt, weil für diese moderne Methode noch nicht in allen Bereichen valide gesetzliche Vorgaben existieren.

Meist kann man Lizenzprogramme und Angebote aus der Cloud einen Monat lang kostenfrei ausprobieren. Anders als die regelmäßige Bezahlung für die SaaS-Dienstleistungen ist bei Lizenzprogrammen in diesem Bereich eine einmalige, jedoch höhere Investition vonnöten. Die Software ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt, um ebenfalls Zeit zu sparen. So lassen sich Aufträge und Bestellungen verwalten, ebenso Kunden und Lieferanten. Häufig ist der Zugriff ebenfalls über mobile Endgeräte möglich. Lizenzsoftware ermöglicht vielfältige grafische Darstellungen und Auswertungen. Man sollte jedoch darauf achten, wie viele Lizenzen im Angebotspreis enthalten sind und dass die Software regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zertifiziert wird. Nur so ist sichergestellt, dass wichtige gesetzliche Vorgaben, wie die 2014 anstehende SEPA-Umstellung automatisch integriert werden.

Eine Art Vorstufe dieser Lizenzprogramme ist die Freeware zur Auftragsverwaltung. So kann man Programme wie Atlas EasyBill häufig für einen gewissen Zeitraum, hier 30 Tage lang, für sich kostenlos nutzen. Teilweise erscheint aber währende der Nutzung viel Werbung, die den User dazu veranlassen soll, ein kostenpflichtiges Upgrade zu erwerben. Die Programme sind einfach gehalten und haben einen deutlich niedrigeren Nutzungsumfang als Lizenzprogramme. Automatische Aktualisierungen und damit die Garantie der Integration jeder relevanten, gesetzlichen Neuerung im Bereich der Fakturierung sind dabei nicht gegeben. Die Freeware orientiert sich äußerlich oft an Microsoft-Anwendungen wie Excel. Auch diese Standard-Anwendungen kann man theoretisch benutzen. Sie sind zwar gratis, dennoch ist deren Benutzung für Mittelständler nicht zu empfehlen. Denn jegliche Eintragung oder Sparte der Auftragsverwaltung muss selbst aufwändig angelegt werden, so dass ein enormer Zeitaufwand entsteht.

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Stefan Kuntze

Stefan Kuntze studierte Angewandte Informatik und beschäftigt sich seit dieser Zeit mit dem Thema Online Marketing. 2005 gründete er die Berliner SEO Agentur BitBiz , welche sich auf die Betreuung von kleinen und mittelständigen Unternehmen spezialisiert hat. In diesem Zusammenhang kommt er regelmäßig mit Themen der Existenzgründung und Selbständigkeit in Berührung.




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