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Gestaltung von Geschäftsbriefen

Geschrieben am Januar 1, 2013 
abgelegt unter: Existenzgründung, Organisation

Gesetzliche Vorschriften

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen sind neben der individuellen Ausgestaltung auch gesetzliche Vorschriften zu beachten.

Warum gibt es Pflichtangaben?

Angaben auf Geschäftsbriefen sollen Geschäftspartnern, Verbrauchern und Behörden die Möglichkeit geben, sich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Allein die Angabe der Handelsregisternummer eröffnet einem Geschäftspartner unkompliziert, sich beim Registergericht Auskünfte über das Unternehmen einzuholen.

Zählt jegliche Kommunikation im Unternehmen als Geschäftsbrief?

Die Grundregel besagt, dass alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen und/oder Erklärungen, welche die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, als GESCHÄFTSBRIEFE gelten. Dies gilt für den Zeitraum vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen aber auch innerhalb der laufenden Geschäftsbeziehung.

Geschäftsbrief nur im postalischen Sinne?

Bei der Mitteilung und/oder Erklärung kommt es auf eine bestimmte Form nicht an, was bedeutet, dass nicht nur der gemeine Brief, sondern auch andere Mitteilungsformen gemeint sind, die den Empfänger erreichen, wie zum Beispiel:

Ausgenommen von der Eigenschaft eines Geschäftsbriefes sind Mitteilungen, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind (Anzeigen in Zeitungen, Werbeanzeigen, Postwurfsendungen, usw.).

Die Pflichtangaben zur Firma einschließlich des Rechtsformzusatzes sind grundsätzlich im Briefkopf aufzunehmen. Es ist nicht unüblich, dass Handelsregisternummer, Rechtsform, und Bankverbindung in die Fußnote des Geschäftsbriefes notiert werden.

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften kann zur Verhängung von empfindlichen Bußgeldern  führen.

Besonderheiten für die Erstellung und Ausreichung von Rechnungen sind gesondert zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Rechnungen für den vorsteuerabzugsberechtigten Rechnungsempfänger. Nähere Informationen unter Rechnungen und deren Inhalt – Vorsteuerabzugsberechtigung.

Uwe Merten

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Uwe Merten

Ass. jur. Uwe Merten studierte - nach erfolgreicher landwirtschaftlicher und kaufmännischer Ausbildung - Rechtswissenschaften an der Juristischen Fakultät der Humboldt Universität zu Berlin und absolvierte sein Referendariat in Brandenburg. Hiernach arbeitete er langjährig als Rechtsanwalt; überwiegend in seiner eigenen Kanzlei. Nunmehr ist er als Justiziar in der freien Wirtschaft tätig. Neben seiner beruflichen Tätigkeit, setzt er sich fachlich mit den Voraussetzungen, Grundlagen und Problemen der Existenzgründung und Unternehmensführung sowie Stabilisierung auseinander.



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