Gestaltung von Geschäftsbriefen
Geschrieben am Januar 1, 2013
abgelegt unter: Existenzgründung, Organisation
Gesetzliche Vorschriften
Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen sind neben der individuellen Ausgestaltung auch gesetzliche Vorschriften zu beachten.
Warum gibt es Pflichtangaben?
Angaben auf Geschäftsbriefen sollen Geschäftspartnern, Verbrauchern und Behörden die Möglichkeit geben, sich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Allein die Angabe der Handelsregisternummer eröffnet einem Geschäftspartner unkompliziert, sich beim Registergericht Auskünfte über das Unternehmen einzuholen.
Zählt jegliche Kommunikation im Unternehmen als Geschäftsbrief?
Die Grundregel besagt, dass alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen und/oder Erklärungen, welche die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, als GESCHÄFTSBRIEFE gelten. Dies gilt für den Zeitraum vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen aber auch innerhalb der laufenden Geschäftsbeziehung.
Geschäftsbrief nur im postalischen Sinne?
Bei der Mitteilung und/oder Erklärung kommt es auf eine bestimmte Form nicht an, was bedeutet, dass nicht nur der gemeine Brief, sondern auch andere Mitteilungsformen gemeint sind, die den Empfänger erreichen, wie zum Beispiel:
- Brief
- Postkarte
- Telefax
- Rechnungen
- Rechnungsformulare
- Bestell- und Lieferscheine
- Bestätigungsschreiben
- Rundschreiben
- Preis- und Artikellisten
Ausgenommen von der Eigenschaft eines Geschäftsbriefes sind Mitteilungen, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind (Anzeigen in Zeitungen, Werbeanzeigen, Postwurfsendungen, usw.).
Die Pflichtangaben zur Firma einschließlich des Rechtsformzusatzes sind grundsätzlich im Briefkopf aufzunehmen. Es ist nicht unüblich, dass Handelsregisternummer, Rechtsform, und Bankverbindung in die Fußnote des Geschäftsbriefes notiert werden.
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften kann zur Verhängung von empfindlichen Bußgeldern führen.
Besonderheiten für die Erstellung und Ausreichung von Rechnungen sind gesondert zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Rechnungen für den vorsteuerabzugsberechtigten Rechnungsempfänger. Nähere Informationen unter Rechnungen und deren Inhalt – Vorsteuerabzugsberechtigung.
Uwe Merten
Tags: Geschäftsbrief
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